La gestión de documentos es un conjunto de tareas y procedimientos cuyo objetivo es lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones. Es el tratamiento archivístico al que se someten los documentos en las primeras fases de su ciclo de vida, durante el tiempo que son necesarios para la gestión administrativa, la toma de decisiones y la obtención de pruebas. Es ese período que comienza cuando los documentos ingresan en una organización o son creados por ella, y finaliza cuando se seleccionan aquellos que por su valor construirán el patrimonio histórico de la organización, mientras los demás se destinan a su eliminación.
El término gestión de documentos es la traducción literal del inglés norteamericano records management, esta disciplina tiene su origen a comienzos de los años 30 del siglo XX en los Estados Unidos de Norteamérica, cuando se configura el sistema archivístico nacional. Desde su nacimiento las sociedades industriales experimentaron un acelerado ritmo de crecimiento que dio paso a un modelo de sociedad más complejo, que se basa en un conjunto de actividades que necesitan ser documentadas. La información contenida en estos documentos y las pruebas de las que eran soporte constituían elementos clave para el desarrollo de organizaciones cada vez más complejas, competitivas, necesitadas de datos para la planificación, de pruebas para los litigios, etc. Todo esto hizo que la organización de los documentos resultara crucial, no sólo en su concepción clásica y vinculada a la custodia, sino durante la etapa en la que resultan necesarios para el correcto funcionamiento de las organizaciones.
La gestión de los documentos persigue los siguientes objetivos:
1. El diseño normalizado de los documentos.
2. Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.
3. Simplificar procedimientos.
4. Controlar el uso y la circulación de los documentos.
5. Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
6. La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios.
7. Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.
8. Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.
Ciclo de vida de los documentos.
Este concepto se desarrolló a comienzos de los años 30 del pasado siglo en EEUU, está considerado como el principio fundamental de la gestión de documentos. Su enunciado dice que "la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso), y muere (fase de expurgo)". (I.A. Penn, 1989, 9). Estas fases también se han denominado como activa, semiactiva e inactiva (current, semicurrent, non current).
Sin embargo este principio ha sido duramente criticado tanto desde el punto de vista de la archivística europea como de los países del records management, fundamentalmente por tres razones.
1. Los documentos no mueren , sino que pasan a ser conservados con otra utilidad diferente a la que les dio origen, esta utilidad puede ser de carácter histórico cultural, o probatoria.
2. La división en tres edades resulta estricta, ya que no contempla que todo documento puede regresar a la fase inicial de actividad, tanto desde la intermedia como desde la histórica, como consecuencia de un proceso de revisión, de un proceso judicial o de cualquier otra actividad que requiera su presencia.
3. Se enfoca demasiado en los documentos como entidades físicas y en las tareas operacionales. Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física, y las tareas asociadas al almacenamiento físico del papel resultan irrelevantes para su gestión.
La gestión de documentos está ligada al concepto de ciclo de vida norteamericano, y puede definirse como "una aproximación lógica y práctica a la creación, mantenimiento y uso, y selección de los documentos y de la información que estos contienen. Con un programa de gestión de documentos operativo, una organización puede controlar la calidad y la cantidad de documentación que crea, mantiene la información de forma útil a sus necesidades y puede seleccionar la información de manera eficiente cuando ésta carece de valor a largo plazo. Un programa de documentos incluye muchos elementos: formularios, informes, correspondencia, circulares, correo, archivos de gestión, reprografía, calendarios de conservación, protección de documentos esenciales, conservación y expurgo. Cada uno cuenta con unos principios, prácticas, métodos, y técnicas propios, así como con un número de útiles tecnológicos que dan más eficiencia, efectividad y economía". (J.Llansó 1993,50)
Los principios y tareas de la gestión de documentos se basan en el concepto de archivística integral, abarcan desde el diseño hasta la conservación de los documentos por su valor histórico. Estos principios se pueden resumir en:
1. Diseño
2. Organización
3. Régimen de uso
4. Valoración, selección y eliminación
5. Conservación y custodia.
Instrumentos fundamentales en la Gestión de Documentos Administrativos:
- El cuadro de clasificación:
La norma ISO 15489-1 (2001), (14) lo define de la siguiente manera: "Los cuadros de clasificación reflejan la actividad de la organización de la cual derivan y normalmente están basados en un análisis de las actividades de la organización. Los cuadros pueden utilizarse como base para una variedad de procesos de gestión de documentos. Las organizaciones necesitan determinar el grado de control de la clasificación que requieren para sus propósitos".
www.diputaciolleida.cat/c/links/arxius/cuadro-ja.pdf
- El calendario de conservación:
Calendari de Conservació i Accés - BCN.cat - Ajuntament de ...
- El inventario:
www.snae.org/pdf/zavala.pdf
Modelos de gestión de documentos:
Existen dos grandes modelos uno norteamericano y otro europeo. Del modelo norteamericano el submodelo de los EEUU se basa en en una administración joven y dinámica, preocupada por los beneficios y las economía que resultan de una buena gestión de documentos. Prevalece el factor rentabilidad sobre el concepto de patrimonio cultural como legado, este modelo tiene un gran interés por la gestión cotidiana de los documentos, para esto hace uso de Records center y Record schedules. El NARA (National Archives and Records Administration) tiene el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos de la Administración Federal, es decir los archiveros federales intervienen en las primeras fases de tratamiento de los documentos para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.
- Records center: son edificios destinados a la conservación y comunicación de documentos semicorrientes, antes de su disposición final.
- Records schedule: son documentos que describen los documentos de una agencia, institución o unidad administrativa, en los que se especifican aquellos que se van a preservar debido a su valor archivístico, y se concede autorización para eliminar el resto de documentos.
El modelo del Quebec anglófono está muy influenciado por el de los EEUU, y la figura de un profesional de archivos aparece dentro de la administración y es aún más importante que en el modelo de EEUU.
Dentro del modelo europeo hay diferencias, el modelo más arcaico es el de los países germánicos, Italia e Inglaterra. La responsabilidad de los archivos corrientes y semicorrientes corresponde a la Administración productora de los documentos, el archivero no toma parte en la gestión directa de la documentación depositada en los archivos corrientes e intermedios. La función el archivero en este modelo es la de garantizar la conservación de los documentos con valor permanente.
Los archivos corrientes e intermedios están centralizados en la mayoría de los casos. Una vez que la documentación ha llegado a los archivos para su conservación definitiva, los archiveros podrán hacer uso de un principio del orden original si este ha sido alterado por la administración de origen, este es el denominado principio de procedencia.
El modelo de EEUU no ha sido muy influyente en cuanto a las prácticas archivísticas cotidianas, su influencia es más visible en la selección, eliminación e implantación de depósitos intermedios.
En el caso de España, la administración no hace una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos. La Dirección de Archivos Estatales actúa en el ámbito de la normalización a través de un Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales, este plan engloba el Reglamento de los Archivos del estado y Las normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales.
* Recomiendo la lectura de los siguientes artículos encontrados en la Scientific Electronic Library Online:
Evolución de la ciencia archivística.
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352009000700004
Archivística: Fundamentación teórica y tradición formativa
www.scielo.org.co/pdf/rib/v32n1/v32n1a3.pdf
* Bibliografía.
Unidad Didáctica II. El tratamiento. Tema 6. La gestión de documentos o records management. (Material facilitado en la asignatura).
CRUZ MUNDET, José Ramón. La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid : Pirámide, 2006.
