Diseño de un sistema de gestión de documentos.

Paso F.

 Como se ha comentado anteriormente, la asociación con la que trabajamos utiliza un servidor  de bases de datos, con el que gestiona una cantidad importante de información sobre los usuarios, mucha de esta información es personal, por lo cual está protegida por la LOPD.

La oranización también hace uso de un archivo físico, que está formado por los expedientes de los usuarios, una serie de documentos necesarios para llevar a cabo los trámites que solicitan a la administración pública del estado.

Un punto fuerte de la gestión de documentos en esta asociación, es que esta información personal y confidencial de los usuarios y trabajadores, no está en la nube, por lo tanto es información menos susceptible de sufrir ataques que pudiesen poner en juego su privacidad.

Sin embargo en lo que se refiere al archivo físico de la organización sería conveniente hacer algunas recomendaciones:

• Centralizar todo el archivo físico en un solo espacio dentro de la asociación.
• Adquirir mobiliario adecuado que facilite su correcta organización y funcionamiento.
• Por último, se sugiere su paulatina digitalización, para ello se propone un sistema de gestión de documentos.

Puntos de los que consta el sistema de gestión de documentos para  convertir el archivo físico:

• Escaneado de documentos: Con la ayuda de un escaner se convierten los documentos en ficheros.

• Indexado de los documentos: una vez escaneados necesitamos pasar a estos documentos un programa de reconocimiento de caracteres (OCR), esto ayudará a clasificarlos.

• Software de Gestión documental: esta parte del proceso consiste en utilizar un SGD, un sistema de gestión documental. Un programa de gestión documental centraliza el archivo, facilita el hacer copias de seguridad, algo que en este caso es vital, y el tercer aspecto es poder establecer un control de acceso a los documentos pudiendo establecer los usuarios que podrán tener acceso a ellos.

• Sistema de búsqueda: estos programas permiten la recuperación de la información de manera rápida y eficiente, cuentan en su estructura con un motor de búsqueda, que indexa el contenido de los mismos, facilitando su posterior recuperación a través de índices, o ecuaciones de búsqueda con operadores booleanos o de proximidad y truncamiento, también facilitan el acceso a la información a través de la exploración, esto permite ver los documentos en su conjunto sin necesidad de hacer una consulta previa.

A continuación se propone el uso de algunas herramientas que pueden ser de utilidad:

• En caso de reuniones o asambleas puede resultar útil una aplicación de grabación de audio como Audio Memos, es una aplicación gratuita que funciona en dispositivos como tabletas o teléfonos móviles.

• Si uno de los participantes a una reunión o asamblea no pueda asistir físicamente, la aplicación Skype podría ser de gran utilidad, esta aplicación permite crear sesiones multisuario, de esta manera se puede establecer una video conferencia y solucionar este inconveniente.

• Para suprimir el uso del papel en la llamada Hojas de asistencia, se propone utilizar una app como Evernote, es necesario solo el nombre de la persona que asiste a la ctividad o curso. Un mecanismo simple sería crear una nota y dejar ahí constancia de los asistentes. El dispositivo a utilizar puede ser un ordenador portátil, una tableta, o un smart phone. En su defecto y si el presupuesto lo permite se puede adquirir un dispositivo que permita firmas digitales. La intención principal de esto es evitar el uso del papel y su almacenamiento para solucionar trámites simples como este.

• Aumentar la presencia de la asociación en las redes sociales como Facebook y Twitter, fundamentalmente para que sirvan como apoyo a la difusión de las actividades que la organización realiza enfocadas en la concienciación de la población hacia el tema de la inmigración.

Se es consciente de la cantidad de aplicaciones gratutitas  que existen para la gestión de documentos en la nube, como por ejemplo las que ofrece Google, sin embargo, en este caso en particular no se cree conveniente sugerir la utilización de estas aplicaciones, ya que la asociación trabaja con información de caracter personal y privado protegida por la ley (LOPD), que en algún momento podría quedar desprotegida.

La protección de datos es una de las cuestiones que se consideran como punto débil de la utilización de la computación en la nube (cloud computing), de manera que en este caso el registro de esta información en una base de datos a través de un servidor interno parece la mejor opción.

Estrategias para satisfacer requerimientos

Paso E. 

En el caso de la asociación con la que se está trabajando, el tema de la privacidad de los datos de los usuarios es de vital importancia, por lo tanto  las estrategias está enfocada en esta cuestión en particular:

• Sólo las personas autorizadas podrán dar altas de usuarios en la base de datos, dejando constancia de fecha, nombre y hora de la misma.

• Sólo estas personas autorizadas podrán modificar o eliminar documentos relacionados con la información personal de los usuarios.

• Se diseñará un interfaz gráfico de usuario, el que los asistentes a un curso o actividad organizado por la asociación puedan dejar constancia de sus asistencia, y así eliminar el uso de las Hojas de asistencia y Hojas de firmas, se ahorra en costos, y se preserva el medio ambiente. En su defecto se utilizará alguna aplicación gratuita de gestión de documentos.

• Realización frecuente de copias de seguridad.

Evaluación de sistemas existentes

Paso. D

En nuestra organización nos podemos encontrar con sistemas de gestión de información de tres tipos; basados en documentos en papel, electrónicos, o híbridos. Si observamos la tabla anterior que podemos encontrar en el Paso C, veremos que tenemos los siguientes tipos de documentos que pertenecen a los sistemas antes mencionados:

• Programas y proyectos. Sistema Híbrido. Este es un documento clave para el funcionamiento de la organización, en el se recogen las pautas a seguir para desarrollar cada uno de los programas de la asociación y las actividades correspondientes de cada uno de ellos. Son de uso frecuente y se utilizan diariamente tanto en formato impreso como digital.

• Expedientes. Basado en papel. Serie de documentos imprescindibles para poder llevar acabo el programa Jurídico, el usuario solicitante debe aportar una serie de documentos de carácter legal que serán presentados a la administración según corresponda en cada caso. Todos estos expedientes conforman el grueso del Archivo Físico de la organización. Cumplen su función administrativa y probatoria.

• Actas. Sistema Híbrido. Las actas son el resultado de reuniones o asambleas internas que realiza la organización, o en conjunto con las demás asociaciones que forman la federación. En ellas se deja constancia de lo resuelto en dicaz reuniones.

• Hojas de asistencia. Basado en papel. Son el resultado de la asistencia de los participantes a los cursos o actividades organizados por la asociación. Una vez terminado el curo no es necesaria su conservación, queda constancia en la ficha de registro en la base de datos de la participación del usuario cursos o actividades.

• Hojas de firmas. Basado en papel. Este documento es similar al anterior. Tiene igual tratamiento.

• Informes. Sistema Híbrido. Son el resultado de la evaluación de las actividades realizadas.

• Memorias. Sistema Híbrido. Son documentos en los que consta un balance detallado de todos los programas llevados a cabo por la asociación, con datos estadísticos, resultados, etc. Están a disposición del público en formato electrónico a través de la web.

• Comunicación a socios. Electrónico. Esta comunicación se lleva a cabo a través de correos electrónicos.

• Autorización de datos. Sistema híbrido. Cada usuario debe firmar este documento en el que acepta el registro y utilización de sus datos personales para llevar a cabo el registro y trámites administrativos necesarios según se la solicitud del usuario. Durante un proceso administrativo en curso se conserva dicho documento en ambos formatos, electrónico y papel, una vez finalizado el trámite con la administración, se conservará solo la digitalización del documento, y la versión en papel se destruirá.

• Registro en base de datos. Electrónico.

• Pagina web. Electrónico.

La organización cuenta con un servidor de Bases de Datos, lo que le garantiza el correcto funcionamiento de la información electrónica, tanto de documentos de uso corriente como semi corriente.

Un punto fuerte es que la comunicación que mantiene con sus socios es únicamente en formato electrónico, esto les garantiza inmediatez en la comunicación, ahorro económico, a la vez que se contribuye con la idea de menos uso del papel con el beneficio ecológico que esto supone.

En cuanto archivo físico, este presenta algunas deficiencias principalmente por la falta de espacio y mobiliario adecuado, se hará una propuesta y algunas recomendaciones en el apartado siguiente.

Identificación de requerimientos

Paso C.

Requerimientos generales de la gestión documental:

• Organizar racionalmente los directorios infromáticos de forma que quede claramente definido donde se deben encontrar los documentos de los distintos temas. 

• Gestionar quién puede acceder a los documentos, y que puede hacer sobre ellos, así podrá haber documentos qie sólo se podrán leer, otros que se podrán modificar dependiendo del perfil del usuario.

• Controlar las versiones de un mismo docuemento de forma cómoda que evite la duplicidad de os documentos.

• Establecer el sistema para salvaguardar la integridad de los documentos.

• Impedir que un documento pueda ser modificado por varias personas a la vez para evitar la pérdida de datos.

• Manejo de distintas clases de documentos: estos pueden agruparse mediante clases siendo esta clasificación personalizada por el usuario.

La organización con la que se está llevando acabo esta práctica es una asociación que trabaja en el ámbito social y jurídico principalmente, para llevar a cabo sus funciones y operaciones requiere y produce documentos que son la base de funcionamiento, el grueso de los documentos que entran a la organización provienen de los usuarios, en su mayoría de los que solicitan ayuda de tipo jurídico, esto requiere que la organización solicite al mismo una serie de documentos en papel que luego conformarán el expediente del usuario. Paralelamente a este expediente en papel, también se lleva un registro electrónico  en una base de datos de cada una de las personas que acude a la asociación.

Sólo la organización tiene acceso a los documentos personales depositados por parte de los usuarios, previa Autorización de datos (documento este que cada usuario debe firmar), en el que acepta que sus datos se registren en la asociación, y en el que se le garantiza la privacidad de los mismos, en apego a la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, (LOPD).

La asociación es celosa con el cumplimiento de la ley. En el Título II. Principios de la protección de datos. Artículo 4. Calidad de los datos, la ley especifíca lo siguiente:

Artículo 4. Calidad de los datos.

1. Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.

2. Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos.

3. Los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado.

4. Si los datos de carácter personal registrados resultaran ser inexactos, en todo o en parte, o incompletos, serán cancelados y sustituidos de oficio por los correspondientes datos rectificados o completados, sin perjuicio de las facultades que a los afectados reconoce el artículo 16.

5. Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.

No serán conservados en forma que permita la identificación del interesado durante un período superior al necesario para los fines en base a los cuales hubieran sido recabados o registrados.
Reglamentariamente se determinará el procedimiento por el que, por excepción, atendidos los valores históricos, estadísticos o científicos de acuerdo con la legislación específica, se decida el mantenimiento íntegro de determinados datos.

6. Los datos de carácter personal serán almacenados de forma que permitan el ejercicio del derecho de acceso, salvo que sean legalmente cancelados.

7. Se prohíbe la recogida de datos por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.

Para toda organización es imprescindible la creación y conservación de los documentos tanto para la gestión administrativa de los asuntos corrientes (son el apoyo informativo para la toma de decisiones) y por el valor probatorio que le concede la ley.

A continuación se muestra una tabla con los documentos más frecuentes que la asociación necesita y el soporte en el que se utilizan:

Asociación

Pasos A y B.

Investigación preliminar y Modelo Conceptual.

El nombre de la organización es Granada Acoge, se trata de una asociación sin ánimo de lucro fundada en 1987, desde entonces trabaja con los inmigrantes que residen en la ciudad de Granada.

Su objetivo es ayudarles a que puedan alcanzar condiciones de vida digna y facilitar su integración, para que a corto plazo puedan desenvolverse de forma independiente. Además, la asociación lleva a cabo una labor de denuncia social, política y jurídica, haciéndose eco de situaciones de injusticia o falta de atención que afectan directamente a este colectivo.


* Organización interna

Junta directiva. Elegida en la Asamblea General de Granada Acoge por un período de dos años. Cuenta con tres cargos unipersonales, presidente, secretario y tesorero, y un número variable de vocales que deberá representar a los distintos programas de la asociación.

Todos los miembros de la Junta Directivas son voluntarios, no tienen ningún tipo de relación económica con la asociación. Se realizan dos reuniones al mes: en una ocasión en solitario, y en la otra con el Equipo de Trabajo, para que las personas empleadas puedan plantear sus preocupaciones e iniciativas. En ambas está presente la coordinadora de la asociación, una de cuyas funciones es la intermediación entre la Junta Directiva y los trabajadores.

Asamblea General. Se celebra una vez al año, en ella se reúnen socios, voluntarios y trabajadores, el tesorero presenta la cuentas del año anterior y el presupuesto para el año siguiente, se expone un resumen de la última memoria, y cada dos años se elige la Junta Directiva.

El voluntariado. La mayoría de  los programas de la asociación están formados por grupos de voluntarios, cada uno de ellos cuenta con un coordinador que es el responsable del buen funcionamiento de los mismos. Solo en el caso de los programas Jurídico y de Inserción Laboral, los voluntarios dependen del trabajador responsable.

Se realizan dos reuniones de voluntariado al año, en ellas se debaten temas relacionados con la inmigración y asuntos internos de la asociación.


* Federación.

En 1991, asociaciones de varias provincias de Andalucía, entre ellas Granada Acoge, deciden fundar la Federación Andalucía Acoge, para trabajar conjuntamente por los inmigrantes que residen en la comunidad. Cada una de las asociaciones que forman parte de la federación actúa con relativa independencia, estableciendo sus propias prioridades, dependiendo de las necesidades  detectadas en cada lugar y del resultado de debates internos, aunque también hay una participación activa en la elaboración de las líneas generales de acción y en la postura de la Federación frente a las políticas de inmigración.

Granada Acoge realiza su labor con total independencia y autonomía frente a cualquier injerencia política, religiosa o administrativa. No se trata de una empresa de servicios sociales, sino de un grupo organizado de personas voluntarias y profesionales que se identifican con los objetivos trazados por la organización.

La Federación Andalucía Acoge está formada por:

Granada Acoge, Algeciras, Acoge, Asociación Pro-Inmigrantes de Córdoba (APIC),  Huelva Acoge, Jaén Acoge, Málaga Acoge, Melilla Acoge, Motril Acoge, Centro de Acogida de Inmigrantes.


* Financiación.

Granada Acoge tiene una alta dependencia de fondos públicos. Las subvenciones públicas suponen alrededor del 80% de la financiación que recibe. El 20 % restante se cubre con fondos propios (cuotas de socios, donaciones, formaciones remuneradas), y en menor medida, con financiación privada.

La asociación realiza esfuerzos para buscar subvenciones privadas e incrementar sus fondos propios a través de la captación de socios y donaciones puntuales, así como mediante la impartición de talleres remunerados. La asociación desea  conseguir el equilibrio entre financiación privada, pública y los fondos propios, pero sin renunciar a la corresponsabilidad de la administración pública en las necesidades sociales, pues esta implicación del sector público supone una importante conquista en los derechos sociales.


* Contexto legal y normativo.  Constitución Española. Ley Orgánica 1/2002. Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

Una asociación es una entidad formada por un conjunto de asociados o socios para la persecución de un fin de forma estable, sin ánimo de lucro y con una gestión democrática. La asociación está normalmente dotada de personalidad jurídica, por lo que desde el momento de su fundación es una persona distinta de los propios socios, que tiene su propio patrimonio en un principio dotado por los socios, y del que puede disponer para perseguir los fines que se recogen en sus estatutos.

 Las asociaciones pueden realizar, además de las actividades propias de sus fines, actividades que podrían ser consideradas como empresariales, siempre y cuando el beneficio de tales actividades sea aplicado al fin principal de la entidad sin ánimo de lucro (obra social).

En España se encuentra reconocido en el artículo 22 de la Constitución y regulado por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación y por el Real Decreto 1497/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones y de sus relaciones con los restantes registros de asociaciones.

La Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, (LOPD), es una Ley Orgánica española que tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor, intimidad y privacidad personal y familiar.

 Su objetivo principal es regular el tratamiento de los datos y ficheros, de carácter personal, independientemente del soporte en el cual sean tratados, los derechos de los ciudadanos sobre ellos y las obligaciones de aquellos que los crean o tratan. (wikipedia)

* Contexto comercial. (operacional)

La base del funcionamiento de la asociación son los diferentes Programas que lleva a cabo, las partes implicadas en ellos son los socios, el personal contratado, los voluntarios, y el colectivo que se beneficia de esta actividad.

La asociación trabaja para detectar necesidades concretas a nivel local, en base a ellas se elaboran los diferentes programas, y estos son llevados a cabo por el voluntariado que ejecuta los proyectos o actividades en ellos incluidos.

A continuación se hace una breve exposición de los diferentes programas:

• Área Social.

Programa de acogida. Establece una primera toma de contacto de las necesidades planteadas por cada caso, y se canalizan a los programas correspondientes de la asociación, o a otros recursos de la comunidad.

Programa Socio-Sanitario. Este programa está dedicado a la tramitación de la tarjeta sanitaria, dirigido a personas que se encuentran en situación irregular.

Programa Jurídico. Este servicio cubre una importante parcela de las necesidades del inmigrante, sin una solución previa a su problema jurídico, se le hace muy difícil tener una estancia digna en el país de residencia elegido.

Programa de Vivienda. Servicio continuo de orientación, y asesoramiento específicos sobre alojamiento y vivienda, realiza intervenciones sociales para la promoción con determinadas personas o núcleos familiares, apoyando puntualmente ante situaciones de emergencia y facilitando el acogimiento en pisos a familias en situación de especial vulnerabilidad.

Programa de Inserción Laboral. Tiene como objetivo que la población inmigrante reciba formación adecuada e inserción laboral. Acciones que realiza: recogida de datos, servicio de información, servicio de orientación e inserción laboral, desarrollo de preformaciones, mediación y medidas de sensibilización social, acciones de coordinación, formación y evaluación del programa.

• Área de formación y Sensibilización

Programa se sensibilización. Las actividades de este programa se dirigen a la sociedad de acogida, busca sensibilizar sobre los problemas que enfrentan los inmigrantes y luchar contra los prejuicios que asume buena parte de la comunidad.

Se organizan charlas, participa en la Fiesta de la Interculturalidad, celebra e Ciclo anual de Cine&Interculturalidad y realiza diversos eventos que promueven el conocimiento mutuo y la integración, y a su vez participa en campañas de sensibilización y denuncia.

Revista. La revista acoge se propone como una alternativa a las noticias catastrofistas que se emiten diariamente sobre la inmigración en general.

Tardes de Té. Lugar de encuentro abierto donde personas españolas e inmigrantes se reúnen para conversar un avez por semana.

Programa de Formación del Voluntariado. Es de gran importancia la orientación del voluntariado, ya que es una de las señas de identidad de la asociación, el papel que desempeñan es imprescindible para mantener gran parte de la actividad que se desarrolla.

• Área de Promoción.

Programa de Jóvenes y Niños. Este programa busca conseguir la realización personal del menor a través del juego, la convivencia y la participación activa.  En contacto permanente con padres y centros educativos se organizan  actividades lúdicas y deportivas , se crean espacios de encuentro para jóvenes y niños de distintas lugares de procedencia.

Grupo de Mujeres. Este grupo se pone en marcha junto a la asociación acciónENred, el objetivo es crear un espacio de encuentro para mujeres, en el que puedan desarrollar capacidades para lograr una mayor autonomía personal.

Programa de Lengua y Cultura.  Este equipo trabaja a tres nivles: realiza entrevistas y pruebas de nivel para evaluar el conocimiento de español y así derivarlos a los centros de adultos, se imparten clases gratuitas de castellano y lleva a cabo cursos intensivos de español durante el verano.

Programa de Mediación Intercultural. Tiene como objetivo general formar al alumnado para que desarrolle capacidades y habilidades para prevenir y gestionar positivamente un lugar en el ámbito escolar. Brinda apoyo al nuevo alumnado que llega al centro y facilita la integración escolar y social.


* Nivel de riesgo.

Podría existir eventualmente alguna situación de "riesgo" en las operaciones que se llevan acabo en el programa jurídico, si el equipo jurídico de la asociación considerase injusta la denegación de una petición hecha por un usuario, entonces se podría ir a un litigio con la administración. En tal caso se acataria la sentencia que resulte de dicho litigio.


* Cultura corporativa.

La misión de la organización es ayudar, pero también luchar por los derechos de los inmigrantes. Con el objetivo de que en el futuro podamos vivir en una sociedad igualitaria y plural, dedican su esfuerzo a que las personas llegadas desde otros lugares cuenten con la ayuda necesaria para alcanzar unas condiciones de vida dignas y puedan desenvolverse a corto plazo de forma independiente. Además realizan una denuncia social, política y jurídica ante situaciones de injusticia o de falta de atención que afectan a los inmigrantes.


* Gestión de documentos en la organización.

La gestión de documentos en la organización se lleva a cabo utilizando tanto el archivo físico, en el que los expedientes se organizan en carpetas, y por país de procedencia del usuario, como el registro electrónico de usuarios y personal (voluntarios, socios y contratados).

La organización dispone de un servidor que provee servicios de base de datos,  ahí se registran usuarios y personal, se archivan algunos documentos previamente digitalizados, y otros como la versión electrónica de los diferentes programas que llevan a cabo.

Alguna documentación como los programas antes mencionados, se manejan diariamente tanto en formato digital como impreso.

De todos los usuarios se hace un registro de datos personales en la base de datos. Una vez creado un expediente de ser necesario (programas del área social), este consiste en una serie de documentos en papel que se organiza en las carpetas antes mencionadas.

La asociación no maneja muchos tipos de documentos diferentes, pero sí un número lo suficientemente considerable de registros y documentos, que provienen principalmente de los usuarios, como para darle importancia a la organización y gestión documental.


Prinicipales documentos que maneja la organización:

• Programas/Proyectos

• Registro informático/historial de usuarios, socios, voluntarios y empleados.

• Expedientes en papel de los usuarios.

• Actas como resultado de reuniones o asambleas internas, o que realizen todas las asociaciones que forman la federación. Estas pueden ser de dos tipos:

                Técnicas (Programas)
                Políticas (derivadas de la junta directiva)

• Control de asistencia y Hoja de firmas. De cursos y actividades.
  

• Página Web

• Informes. Como resultado de la evaluación de actividades realizadas.

• Memorias. Donde consta un balance detallado de los programas, estadísticas y sus resultados.

• Comunicación a socios. Esta se hace a través de emails, con documentos adjuntos si conviene.

• Autorización de datos. Cada usuario debe firmar un documento en el que acepta que sus datos se registren en la asociación, y en el que se le garantiza la privacidad de los mismos, en apego a la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, (LOPD).

* Fuentes documentales consultadas para realizar el informe.

Internas:
Página web de la organización.
Memoria. (Última disponible del año 2011)
Entrevista a Coordinadora de Programas.

Externas. Legislación
Constitución Española
Ley orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación.
La Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, (LOPD)
Norma ISO 15489



* B. Modelo conceptual.
Este modelo conceptual es resultado del análisis de las actividades que realiza la organización, y los documentos que cada una de estas genera.

* Enlaces.
Art. 22 Constitución Española.
http://www.congreso.es/consti/constitucion/indice/sinopsis/sinopsis.jsp?art=22&tipo=2

Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2002-5852

Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1999-23750

Granada Acoge.
http://www.granadaacoge.org/

Records Management

La gestión de documentos es un conjunto de tareas y procedimientos cuyo objetivo es lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones.  Es el tratamiento archivístico al que se someten los documentos  en las primeras fases de su ciclo de vida, durante el tiempo que son necesarios para la gestión administrativa, la toma de decisiones y la obtención de pruebas. Es ese período que comienza cuando los documentos ingresan en una organización o son creados por ella, y finaliza cuando se seleccionan aquellos que por su valor construirán el patrimonio histórico de la organización, mientras los demás se destinan a su eliminación.

El término gestión de documentos es la traducción literal del inglés norteamericano records management, esta disciplina tiene su origen a comienzos de los años 30 del siglo XX en los Estados Unidos de Norteamérica, cuando se configura el sistema archivístico nacional. Desde su nacimiento las sociedades industriales experimentaron un acelerado ritmo de crecimiento que dio paso a un modelo de sociedad más complejo, que se basa en un conjunto de actividades que necesitan ser documentadas. La información contenida en estos documentos y las pruebas de las que eran soporte constituían elementos clave para el desarrollo de organizaciones cada vez más complejas, competitivas, necesitadas de datos para la planificación, de pruebas para los litigios, etc.  Todo esto hizo que la organización de los documentos resultara crucial, no sólo en su concepción clásica y vinculada a la custodia, sino durante la etapa en la que resultan necesarios para el correcto funcionamiento de las organizaciones.

La gestión de los documentos persigue los siguientes objetivos:

1. El diseño normalizado de los documentos.
2. Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.
3. Simplificar procedimientos.
4. Controlar el uso y la circulación de los documentos.
5. Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
6. La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios.
7. Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.
8. Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.


Ciclo de vida de los documentos.

Este concepto se desarrolló a comienzos de los años 30 del pasado siglo en EEUU, está considerado como el principio fundamental de la gestión de documentos. Su enunciado dice que "la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso), y muere (fase de expurgo)". (I.A. Penn, 1989, 9). Estas fases también se han denominado como activa, semiactiva e inactiva (current, semicurrent, non current).

Sin embargo este principio ha sido duramente criticado tanto desde el punto de  vista de la archivística europea como de los países del records management, fundamentalmente por tres razones.

1. Los documentos no mueren , sino que pasan a ser conservados con otra utilidad diferente a la que les dio origen, esta utilidad puede ser de carácter histórico cultural, o probatoria.

2. La división en tres edades resulta estricta, ya que no contempla que todo documento puede regresar a la fase inicial de actividad, tanto desde la intermedia como desde la histórica, como consecuencia de un proceso de revisión, de un proceso judicial o de cualquier otra actividad que requiera su presencia.

3. Se enfoca demasiado en los documentos como entidades físicas y en las tareas operacionales. Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física, y las tareas asociadas al almacenamiento físico del papel resultan irrelevantes para su gestión.

La gestión de documentos está ligada al concepto de ciclo de vida norteamericano, y puede definirse como "una aproximación lógica y práctica a la creación, mantenimiento y uso, y selección de los documentos y de la información que estos contienen. Con un programa de gestión de documentos operativo, una organización puede controlar la calidad y la cantidad de documentación que crea, mantiene la información de forma útil a sus necesidades y puede seleccionar la información de manera eficiente cuando ésta carece de valor a largo plazo. Un programa de documentos incluye muchos elementos: formularios, informes, correspondencia, circulares, correo, archivos de gestión, reprografía, calendarios de conservación, protección de documentos esenciales, conservación y expurgo. Cada uno cuenta con unos principios, prácticas, métodos, y técnicas propios, así como con un número de útiles tecnológicos que dan más eficiencia, efectividad y economía". (J.Llansó 1993,50)

Los principios y tareas  de la gestión de documentos se basan en el concepto de archivística integral, abarcan desde el diseño hasta la conservación de los documentos por su valor histórico. Estos principios se pueden resumir en:

1. Diseño
2. Organización
3. Régimen de uso
4. Valoración, selección y eliminación
5. Conservación y custodia.


Instrumentos fundamentales en la Gestión de Documentos Administrativos:

• El cuadro de clasificación:

Una definición breve y clara la proporcionan los Archivos Nacionales de Australia: "El cuadro de clasificación identifica, etiqueta, y define las funciones y las actividades de una organización. También traza el mapa de las relaciones jerárquicas y de otro tipo que median entre esas funciones y actividades".

La norma ISO 15489-1 (2001), (14) lo define de la siguiente manera: "Los cuadros de clasificación reflejan la actividad de la organización de la cual derivan y normalmente están basados en un análisis de las actividades de la organización. Los cuadros pueden utilizarse como base para una variedad de procesos de gestión de documentos. Las organizaciones necesitan determinar el grado de control de la clasificación que requieren para sus propósitos".

www.diputaciolleida.cat/c/links/arxius/cuadro-ja.pdf

• El calendario de conservación:

Es elaborado a partir de la estructura de clasificación, determina los valores de los documentos y regula los periodos de conservación, de transferencia y el régimen de acceso a los documentos.

Calendari de Conservació i Accés - BCN.cat - Ajuntament de ...

• El inventario:

Contiene la descripción de cada uno de los documentos y el lugar donde se conservan.

www.snae.org/pdf/zavala.pdf


Modelos de gestión de documentos:

Existen dos grandes modelos uno norteamericano y otro europeo. Del modelo norteamericano el submodelo de los EEUU se basa en en una administración joven y dinámica, preocupada por los beneficios y las economía que resultan de una buena gestión de documentos. Prevalece el factor rentabilidad sobre el concepto de patrimonio cultural como legado, este modelo tiene un gran interés por la gestión cotidiana de los documentos, para esto hace uso de Records center y Record schedules. El NARA (National Archives and Records Administration) tiene el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos de la Administración Federal, es decir los archiveros federales intervienen en las primeras fases de tratamiento de los documentos para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.

• Records center: son edificios destinados a la conservación y comunicación de documentos semicorrientes, antes de su disposición final.

• Records schedule: son documentos que describen los documentos de una agencia, institución  o unidad administrativa, en los que se especifican aquellos que se van a preservar debido a su valor archivístico, y se concede autorización para eliminar el resto de documentos.

El modelo del Quebec anglófono está muy influenciado por el de los EEUU, y la figura de un profesional de archivos aparece dentro de la administración y es aún más importante que en el modelo de EEUU.

Dentro del modelo europeo hay diferencias, el modelo más arcaico es el de los países germánicos, Italia e Inglaterra. La responsabilidad de los archivos corrientes y semicorrientes corresponde a la Administración productora de los documentos, el archivero no toma parte en la gestión directa de la documentación depositada en los archivos corrientes e intermedios. La función el archivero en este modelo es la de garantizar la conservación de los documentos con valor permanente.

Los archivos corrientes e intermedios están centralizados en la mayoría de los casos. Una vez que la documentación ha llegado a los archivos para su conservación definitiva, los archiveros podrán hacer uso de un principio del orden original si este ha sido alterado por la administración de origen, este es el denominado principio de procedencia.

El modelo de EEUU no ha sido muy influyente en cuanto a las prácticas archivísticas cotidianas, su influencia es más visible en la selección, eliminación e implantación de depósitos intermedios.

En el caso de España, la administración no hace una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos. La Dirección de Archivos Estatales actúa en el ámbito de la normalización a través de un Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales, este plan engloba el Reglamento de los Archivos del estado y Las normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales.





* Recomiendo la lectura de los siguientes artículos encontrados en la Scientific Electronic Library Online:

Evolución de la ciencia archivística.
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352009000700004


Archivística: Fundamentación teórica y tradición formativa
www.scielo.org.co/pdf/rib/v32n1/v32n1a3.pdf



* Bibliografía.

Unidad Didáctica II. El tratamiento. Tema 6. La gestión de documentos o records management. (Material facilitado en la asignatura).

CRUZ MUNDET, José Ramón. La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid : Pirámide, 2006.