Identificación de requerimientos

Paso C.

Requerimientos generales de la gestión documental:

• Organizar racionalmente los directorios infromáticos de forma que quede claramente definido donde se deben encontrar los documentos de los distintos temas. 

• Gestionar quién puede acceder a los documentos, y que puede hacer sobre ellos, así podrá haber documentos qie sólo se podrán leer, otros que se podrán modificar dependiendo del perfil del usuario.

• Controlar las versiones de un mismo docuemento de forma cómoda que evite la duplicidad de os documentos.

• Establecer el sistema para salvaguardar la integridad de los documentos.

• Impedir que un documento pueda ser modificado por varias personas a la vez para evitar la pérdida de datos.

• Manejo de distintas clases de documentos: estos pueden agruparse mediante clases siendo esta clasificación personalizada por el usuario.

La organización con la que se está llevando acabo esta práctica es una asociación que trabaja en el ámbito social y jurídico principalmente, para llevar a cabo sus funciones y operaciones requiere y produce documentos que son la base de funcionamiento, el grueso de los documentos que entran a la organización provienen de los usuarios, en su mayoría de los que solicitan ayuda de tipo jurídico, esto requiere que la organización solicite al mismo una serie de documentos en papel que luego conformarán el expediente del usuario. Paralelamente a este expediente en papel, también se lleva un registro electrónico  en una base de datos de cada una de las personas que acude a la asociación.

Sólo la organización tiene acceso a los documentos personales depositados por parte de los usuarios, previa Autorización de datos (documento este que cada usuario debe firmar), en el que acepta que sus datos se registren en la asociación, y en el que se le garantiza la privacidad de los mismos, en apego a la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, (LOPD).

La asociación es celosa con el cumplimiento de la ley. En el Título II. Principios de la protección de datos. Artículo 4. Calidad de los datos, la ley especifíca lo siguiente:

Artículo 4. Calidad de los datos.

1. Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.

2. Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos.

3. Los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado.

4. Si los datos de carácter personal registrados resultaran ser inexactos, en todo o en parte, o incompletos, serán cancelados y sustituidos de oficio por los correspondientes datos rectificados o completados, sin perjuicio de las facultades que a los afectados reconoce el artículo 16.

5. Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.

No serán conservados en forma que permita la identificación del interesado durante un período superior al necesario para los fines en base a los cuales hubieran sido recabados o registrados.
Reglamentariamente se determinará el procedimiento por el que, por excepción, atendidos los valores históricos, estadísticos o científicos de acuerdo con la legislación específica, se decida el mantenimiento íntegro de determinados datos.

6. Los datos de carácter personal serán almacenados de forma que permitan el ejercicio del derecho de acceso, salvo que sean legalmente cancelados.

7. Se prohíbe la recogida de datos por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.

Para toda organización es imprescindible la creación y conservación de los documentos tanto para la gestión administrativa de los asuntos corrientes (son el apoyo informativo para la toma de decisiones) y por el valor probatorio que le concede la ley.

A continuación se muestra una tabla con los documentos más frecuentes que la asociación necesita y el soporte en el que se utilizan: