Evaluación de sistemas existentes

Paso. D

En nuestra organización nos podemos encontrar con sistemas de gestión de información de tres tipos; basados en documentos en papel, electrónicos, o híbridos. Si observamos la tabla anterior que podemos encontrar en el Paso C, veremos que tenemos los siguientes tipos de documentos que pertenecen a los sistemas antes mencionados:

• Programas y proyectos. Sistema Híbrido. Este es un documento clave para el funcionamiento de la organización, en el se recogen las pautas a seguir para desarrollar cada uno de los programas de la asociación y las actividades correspondientes de cada uno de ellos. Son de uso frecuente y se utilizan diariamente tanto en formato impreso como digital.

• Expedientes. Basado en papel. Serie de documentos imprescindibles para poder llevar acabo el programa Jurídico, el usuario solicitante debe aportar una serie de documentos de carácter legal que serán presentados a la administración según corresponda en cada caso. Todos estos expedientes conforman el grueso del Archivo Físico de la organización. Cumplen su función administrativa y probatoria.

• Actas. Sistema Híbrido. Las actas son el resultado de reuniones o asambleas internas que realiza la organización, o en conjunto con las demás asociaciones que forman la federación. En ellas se deja constancia de lo resuelto en dicaz reuniones.

• Hojas de asistencia. Basado en papel. Son el resultado de la asistencia de los participantes a los cursos o actividades organizados por la asociación. Una vez terminado el curo no es necesaria su conservación, queda constancia en la ficha de registro en la base de datos de la participación del usuario cursos o actividades.

• Hojas de firmas. Basado en papel. Este documento es similar al anterior. Tiene igual tratamiento.

• Informes. Sistema Híbrido. Son el resultado de la evaluación de las actividades realizadas.

• Memorias. Sistema Híbrido. Son documentos en los que consta un balance detallado de todos los programas llevados a cabo por la asociación, con datos estadísticos, resultados, etc. Están a disposición del público en formato electrónico a través de la web.

• Comunicación a socios. Electrónico. Esta comunicación se lleva a cabo a través de correos electrónicos.

• Autorización de datos. Sistema híbrido. Cada usuario debe firmar este documento en el que acepta el registro y utilización de sus datos personales para llevar a cabo el registro y trámites administrativos necesarios según se la solicitud del usuario. Durante un proceso administrativo en curso se conserva dicho documento en ambos formatos, electrónico y papel, una vez finalizado el trámite con la administración, se conservará solo la digitalización del documento, y la versión en papel se destruirá.

• Registro en base de datos. Electrónico.

• Pagina web. Electrónico.

La organización cuenta con un servidor de Bases de Datos, lo que le garantiza el correcto funcionamiento de la información electrónica, tanto de documentos de uso corriente como semi corriente.

Un punto fuerte es que la comunicación que mantiene con sus socios es únicamente en formato electrónico, esto les garantiza inmediatez en la comunicación, ahorro económico, a la vez que se contribuye con la idea de menos uso del papel con el beneficio ecológico que esto supone.

En cuanto archivo físico, este presenta algunas deficiencias principalmente por la falta de espacio y mobiliario adecuado, se hará una propuesta y algunas recomendaciones en el apartado siguiente.