Diseño de un sistema de gestión de documentos.

Paso F.

 Como se ha comentado anteriormente, la asociación con la que trabajamos utiliza un servidor  de bases de datos, con el que gestiona una cantidad importante de información sobre los usuarios, mucha de esta información es personal, por lo cual está protegida por la LOPD.

La oranización también hace uso de un archivo físico, que está formado por los expedientes de los usuarios, una serie de documentos necesarios para llevar a cabo los trámites que solicitan a la administración pública del estado.

Un punto fuerte de la gestión de documentos en esta asociación, es que esta información personal y confidencial de los usuarios y trabajadores, no está en la nube, por lo tanto es información menos susceptible de sufrir ataques que pudiesen poner en juego su privacidad.

Sin embargo en lo que se refiere al archivo físico de la organización sería conveniente hacer algunas recomendaciones:

• Centralizar todo el archivo físico en un solo espacio dentro de la asociación.
• Adquirir mobiliario adecuado que facilite su correcta organización y funcionamiento.
• Por último, se sugiere su paulatina digitalización, para ello se propone un sistema de gestión de documentos.

Puntos de los que consta el sistema de gestión de documentos para  convertir el archivo físico:

• Escaneado de documentos: Con la ayuda de un escaner se convierten los documentos en ficheros.

• Indexado de los documentos: una vez escaneados necesitamos pasar a estos documentos un programa de reconocimiento de caracteres (OCR), esto ayudará a clasificarlos.

• Software de Gestión documental: esta parte del proceso consiste en utilizar un SGD, un sistema de gestión documental. Un programa de gestión documental centraliza el archivo, facilita el hacer copias de seguridad, algo que en este caso es vital, y el tercer aspecto es poder establecer un control de acceso a los documentos pudiendo establecer los usuarios que podrán tener acceso a ellos.

• Sistema de búsqueda: estos programas permiten la recuperación de la información de manera rápida y eficiente, cuentan en su estructura con un motor de búsqueda, que indexa el contenido de los mismos, facilitando su posterior recuperación a través de índices, o ecuaciones de búsqueda con operadores booleanos o de proximidad y truncamiento, también facilitan el acceso a la información a través de la exploración, esto permite ver los documentos en su conjunto sin necesidad de hacer una consulta previa.

A continuación se propone el uso de algunas herramientas que pueden ser de utilidad:

• En caso de reuniones o asambleas puede resultar útil una aplicación de grabación de audio como Audio Memos, es una aplicación gratuita que funciona en dispositivos como tabletas o teléfonos móviles.

• Si uno de los participantes a una reunión o asamblea no pueda asistir físicamente, la aplicación Skype podría ser de gran utilidad, esta aplicación permite crear sesiones multisuario, de esta manera se puede establecer una video conferencia y solucionar este inconveniente.

• Para suprimir el uso del papel en la llamada Hojas de asistencia, se propone utilizar una app como Evernote, es necesario solo el nombre de la persona que asiste a la ctividad o curso. Un mecanismo simple sería crear una nota y dejar ahí constancia de los asistentes. El dispositivo a utilizar puede ser un ordenador portátil, una tableta, o un smart phone. En su defecto y si el presupuesto lo permite se puede adquirir un dispositivo que permita firmas digitales. La intención principal de esto es evitar el uso del papel y su almacenamiento para solucionar trámites simples como este.

• Aumentar la presencia de la asociación en las redes sociales como Facebook y Twitter, fundamentalmente para que sirvan como apoyo a la difusión de las actividades que la organización realiza enfocadas en la concienciación de la población hacia el tema de la inmigración.

Se es consciente de la cantidad de aplicaciones gratutitas  que existen para la gestión de documentos en la nube, como por ejemplo las que ofrece Google, sin embargo, en este caso en particular no se cree conveniente sugerir la utilización de estas aplicaciones, ya que la asociación trabaja con información de caracter personal y privado protegida por la ley (LOPD), que en algún momento podría quedar desprotegida.

La protección de datos es una de las cuestiones que se consideran como punto débil de la utilización de la computación en la nube (cloud computing), de manera que en este caso el registro de esta información en una base de datos a través de un servidor interno parece la mejor opción.